Hvor vigtig er placeringen for dit event?

Kategoriseret under Oplevelser,
Festglade gæster på begrænset plads

Har du nogensinde holdt fest på dit ungdomsværelse?

Er svaret nej, så er du helt sikkert gået glip af duggede ruder og gæster allevegne. Er svaret ja, så har du måske været heldig, at dit værelse var perfekt til den type fest, eller du har måttet vælge dit værelse i mangel af mere optimale muligheder, eller måske opstod festen bare lige dér.

Historisk set har vi affundet os med, at lokaler er, som de nu engang er, og at de løser den basale opgave, de er sat i verden for;

  • Alle deltagerne kan være der.
  • Alle kan se skærmen/lærredet eller scenen.
  • Alle kan høre, hvad der bliver sagt.

Heldigvis er dette gennem de senere år blevet udfordret indenfor alle afkroge af arrangementer, og selvom kongresser og konferencer stadig har et stykke vej at gå, så er der heldigvis tegn på bevægelse.

Jeg har været enormt heldig at arbejdet med events gennem mere end 20 år, og min erfaring siger mig, at valg af venue er en af de vigtigste faktorer for at dit arrangement lykkes og bliver en succes.

Min påstand er, at et venue er mindst ligeså vigtigt, som alt andet, der påvirker vores sanser i forbindelse med en event. Hvorfor? Fordi det er vigtigt for oplevelsen og ikke mindst for vores evne til at forbinde oplevelsen med en positiv følelse.

I dag er det ikke længere nok, at det var en god og meningsfuld event; vi skal også helst kunne genkalde oplevelsen. Indholdet, lokationen, brandet og netværket.

Øvelse:

Tænk tilbage på din seneste konference eller større møde du har deltaget i.

Hvad var indholdet?

Hvordan var forplejningen?

Hvem talte fra scenen?

Hvilke personer talte du med?

Hvordan var stedet? Geografisk, lokalet, parkeringsforhold, tilkørselsforhold, offentlig transport og ikke mindst bidrog stedet med merværdi i forhold til arrangementet?

Hvis du har udfordringer med at huske detaljerne, kan der selvfølgelig være mange årsager til det, men hvis dit venue optimalt matchede arrangementet, så er der en chance for, at det har lagret sig positivt i din hukommelse, og et venue er ikke bare et tilfældigt sted.

Vi investerer alle sammen i arrangementet på den ene eller anden måde. Arrangøren investerer tid og penge og deltagerne som minimum deres tid. Derfor skylder vi også at gøre rammerne så optimale som muligt, og derfor er checklisten også omfattende.

Punkter fra checklisten når du vurderer et venue:

  • Hvilken type event skal afholdes?
  • Hvad er budgettet?
  • Hvordan er akustikken?
  • Hvor mange deltagere?
  • Er vi afhængige af vejret?
  • Er der et tema eller en visuel strategi, der skal følges?

Listen er lang, og der er hele tiden spørgsmål at stille.

Personligt kan jeg godt lide at udfordre på venue, fordi vi alle er lidt på udebane. Det får naturligt snakken i gang, og vi mødes på en anderledes måde. De seneste par uger har jeg besøgt nogle af landets spændende steder, hvor det er muligt at holde events. Nogle er helt traditionelle rum men med en unik historie, andre er skæve og anderledes og giver plads til skæve tanker, og nogle helt tredje er eksklusive og i en klasse for sig.

Tag et kig på billederne og lad dig endelig inspirere til dit næste arrangement.

God fornøjelse!